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海南 -海口
本科
5年以上
部门职能说明书――总裁办公室
一、基本信息
1.部门名称：总裁办公室
2.部门负责人：总裁办公室主任（简称：总办主任）
3.部门直接主管：执行总裁
二、部门定位和工作目标
（1）定位
该部门是以公司总裁为核心的经营领导班子的参谋机构与工作支持机构，是公司的机要工作部门，是为公司领导层提供行政服务的部门，是公司内外关系的协调、沟通部门，总裁办公会的决议以及总裁的指示的督办机构。
（2）工作目标
在公司执行总裁的直接领导下，为经营领导班子提供迅捷的文秘服务，为公司领导层提供理想的工作环境和优质的行政服务，为企业的决策提供各类存档资料的支持，成为公司经营管理日常运行的高效率的纽带部门。
三、部门职能
主要职能：公司文秘管理、机要管理、行政服务、协调沟通监督。
（一）文秘管理职能
1.负责起草公司经营领导班子的报告、总结，重要会议的纪要、报告、决议及公司的其它综合性文件、材料。
2.负责起草董事会议的纪要。
3.负责起草行政的文件、命令、决定、规定、通知、通报、函电等公文。
4.负责审核、修改部门以公司名义起草的文件材料。
5.在总裁授权下，负责处理各部门向公司提交的报告、意见等，并及时提供相关分析意见或报告，供总裁决策参考。
6.负责公司的文书处理，负责文件的管理工作。
（二）机要管理职能
7.负责公司保密制度、档案制度的制订和报批工作。负责各类机密文件的保管工作以及公司重要企业秘密的保密工作。
8.按照《档案法》规定和档案工作标准，负责公司各类档案及图纸、资料的立卷、保管和查借阅工作。
（三）行政服务职能
9.负责来信来访的接待、处理和转介工作。
10.负责外来人员的接待、食宿安排等工作。
11.负责为公司领导层提供日常工作、出行、接待等活动的行政服务。
12.负责电文的收发和报刊杂志的征订、分类、传送工作。
13.负责公司级召开的各类会议以及上级决定召开的临时会议的相关组织工作以及过程服务。
14.负责董事会会议的筹备和组织工作。
15.负责公司小车的管理。
（四）协调沟通监督职能
16.负责公司内外各单位、各部门间的协调沟通工作，在总裁授权下负责与董事会成员进行事务性沟通工作。
17.负责公司总裁办公会的各项决议以及上级的工作指示执行情况的监督、检查、反馈工作。
18.在上级的指示下，负责调查研究和信息的收集、分析与综合工作，及时提供相关书面报告，为领导提供正确的决策依据。
四、岗位主要职责描述
1.负责处理公司的日常事务性工作，组织完成上级交办的各项任务，组织安排公司各类会议，协调各部门之间的工作关系。负责组织、检查、督促本部门的各项职能的落实。
2.负责部门制度建设，负责对审定的本部门各项制度的执行情况实施监督。
3.负责组织编制本部门的年度工作计划，经执行总裁审查后向公司提交，负责执行和落实。
4.依据审定的本部门年度工作计划，负责制定本部门的月度工作计划，督促本部门人员予以贯彻执行。
5.负责审核本部门的各项工作的统计报表，负责对上报的本部门各项统计报表的确认。
6.负责本部门对公司内外各部门或机构的行文、合同、各类表格的格式和内容的亲自起草或审核、确认。
7.负责组织编制本部门的临时性工作计划，经公司执行总裁审定后，负责执行和落实。
8.负责对本部门人员的绩效考核工作。
9.负责本部门的资料、文件、报表的档案管理。
10.负责向执行总裁定期汇报工作，负责本部门的重大、突发事件的处理并及时汇报。
11.负责董事会会议的筹备和闭会期间有关具体事务性工作。
12.负责组织拟写公司领导班子的报告、总结，重要会议的纪要、报告、决议等多种文稿、资料。校审并印发各职能部门拟写的文件，审订向公司提交的报告、计划、意见等。
13.协助各部门协调对外关系。
14、其它工作上级布置的其它临时性工作。
五、权限
1.对本部门各项工作计划、统计报表等的审核权。
2.对本部门人员的绩效考核权。
3.对部门费用的审核权。
4.对本部门人员的任用提名权，免职建议权。
5.对部门工作进行布置、检查、督办的权力
6.对部门人员分工的决定权
7.对公司经营管理工作的建议权
8.组织、参加相关会议的权力
六、任职资格
（一）、教育水平大学本科以上学历，行政管理相关专业
（二）、工作经验五年以上工作经验，两年以上中层主管级工作经验
（三）、技能与能力
1.熟悉公司管理流程，有一定经营管理知识。
2.较强的沟通协调能力。
3.较强的会议组织能力和文字表达能力。
4.熟练操作办公自动化系统。
（四）、年龄与体能：45岁以下，身体健康
