资讯就是力量，历史就是力量。开启力量之门的关键即是保存一套优秀的、完整的档案。
你或许天真地认为应该是其他人才需要保存档案。你或许相信你只要像电影情节一般地叫声：“秘书小姐，把某某档案给我。”然后就会有位美女拿份完整、上有标贴、目录的相关档案给你。你继续作梦吧！
缺乏完整的档案是所有企业的通病。因为没有足够的办事员去帮忙打字、回电话、泡咖啡、复印文件，更不用说要他们去收集档案。在工作时，办事员花大部份的时间努力地制造文字。虽然办公室中有许多办事员，但他们只汇总一些管理资料，像是出差的收据、帐单、还有以前的员工会议议程。所以办公室绝不会留存一些有用的东西。 若你想要份完整有用的档案，你就必须持续地保存它们，这可真是件苦差事。但如果你以后想轻松地回头查看发生的事件，那这就是必须的。你需要建立“个案档案”或“功能档案”，然后你必须做收集档案的工作。
花些时间去做资料的归档，建立系统化的档案。做些额外的拷贝，这样你才可以在每个档案中都放上一份。如此周围就会有许多的拷贝本，这总比要靠记忆或再建立交互参考系统要好得多。为每个档案设张内容表，甚至每份档案集都设立内容表。这在你要找紧急文件时可节省时间。
电脑提升了对于完整建档工作的需求。它们可让你将许多的资讯存入光盘。每个光盘可储存许多份文件，甚至整个抽屉的档案都可能。所以你就能减少为储存所需的空间，而且还会有多余的空间能用。但你仍需为光盘建立档案汇总系统，这需要一套有组织的方式来为你的电脑档案命名，定期将其储存在光盘中，再将光盘贴上标贴分类，然后将这些光盘依照逻辑方式存放，虽然有些方法可浏览文件档案比扫瞄一堆光盘来得容易，电脑却可使你在一个较小空间中制造及储存更多的信息。这就要求更多的归档训练，而这类训练可是不能偷工减料的，特别是在你想要或你被要求去保存一份拷贝以便支援每个电脑档案时。
以往投资于汇集档案的时间，报酬是未来将只靠你的指尖就可拥有资讯的。
